Gmail bukan satu-satunya tool Google yang bermanfaat untuk bisnis Anda. Anda bisa memanfaatkan berbagai tools kolaborasi Google untuk memaksimalkan berbagai aktivitas bisnis, terutama dalam kerja tim. Dengan beberapa trik sederhana, pelaku bisnis bisa memaksimalkan performa, bahkan saat baru mulai sebagai usaha kecil.
Manfaat Penggunaan Tools Kolaborasi Google
Berbagai fitur kolaborasi Google dirancang untuk mengorganisir aktivitas bisnis walau Anda dan anggota tim kerja saling berjauhan. Tim kerja bisa menyamakan frekuensi kegiatan dan memastikan tugas-tugas kantor selesai tepat waktu. Anda juga bisa mengurangi kesalahpahaman dan mengirim pesan, dokumen, serta informasi kerja lainnya dengan cepat.
Tools kolaborasi Google juga memacu produktivitas secara umum. Berbagai fungsi yang ditawarkan membantu tim kerja untuk mempercepat komunikasi dan menghemat waktu dalam operasi sehari-hari. Anda pun bisa mengamankan dokumen dan file penting lain lewat sistem cloud yang ditawarkan.
Cara Memaksimalkan berbagai Tools Kolaborasi Google
Ingin memanfaatkan aneka produk kolaborasi Google selain email? Inilah beberapa cara yang bisa Anda lakukan.
-
Google Meet
Ada berbagai cara membuat konferensi lewat Google Meet lebih nyaman dan mudah untuk Anda. Contoh sederhananya: gunakan fungsi Change Layout di ikon tiga titik di bawah kanan untuk melihat semua peserta rapat di seluruh layar. Caranya, ganti keterangan “Auto” menjadi “Tiled”. Semua peserta pun akan terlihat di layar Anda.
-
Google Chat
Pernah mendiskusikan hal penting lewat Google Chat dan masih ingin melanjutkannya? Anda bisa pin obrolan dengan rekan kerja atau klien di bagian atas. Dengan cara ini, percakapan penting tersebut akan selalu ada, ditandai dengan bentuk mirip “paku” merah.
Inilah beberapa cara lain mengoptimalkan fungsi Google Chat.
- Gunakan fungsi utas/thread untuk meneruskan percakapan tertentu walau Anda dikelilingi percakapan lain. Fungsi ini juga menunjukkan jumlah pesan yang belum dibaca pada saat Anda tidak sedang membuka perangkat.
- “Hilangkan” pesan yang tidak direspons selama tujuh hari (pesan tersebut akan tersembunyi di bawah menu More.
- Gunakan rute shortcut untuk menemukan semua aktivitas percakapanmu. Semua percakapan akan disusun berdasarkan kronologi waktunya, dan percakapan yang belum ditanggapi akan mendapat warna lebih gelap.
-
Google Calendar
Selain Gmail, Google Calendar mungkin merupakan salah satu tools kolaborasi Google paling banyak digunakan. Anda bisa memanfaatkan beberapa fitur yang terlihat sederhana tetapi mampu mempermudah aktivitas, misalnya:
- Menyalakan notifikasi pengingat yang akan mengingatkan Anda akan rapat atau janji temu penting.
- Gunakan perintah suara lewat Google Assistant untuk mengisi aktivitas di kalender tanpa harus mengetik.
- Bagikan isi kalender ke tim kerja lewat Gmail.
-
Google Docs
Google Docs tidak hanya memungkinkan Anda menulis dokumen, tetapi juga mengoptimalkan proses kerja dan kolaborasi. Ada beberapa mengoptimalkan Google Docs agar pekerjaan terasa lebih mudah. Contohnya sebagai berikut:
- Gunakan fungsi outline di View > Show untuk mengelola bagian-bagian dokumen, terutama jika dokumen tersebut cukup panjang.
- Gunakan fungsi mengetik dengan suara (voice typing) di Tools, atau ketik Ctrl + Shift + S untuk memudahkan Anda memindahkan ide ke dokumen tanpa mengetik.
- Gunakan fungsi taskbar dan ketik “@task untuk membuat daftar prioritas tugas. Anda bisa membagikannya dengan sesama tim kerja.
-
Google Sheets
Sama seperti Google Docs, Google Sheets juga berfungsi lebih dari sekadar “tabel Excel”. Inilah beberapa cara memaksimalkan penggunaannya:
- Pecahkan tabel menjadi beberapa bagian agar Anda mudah melihat kategori data (misalnya: tabel finansial dibagi menjadi beberapa halaman sesuai bulan).
- Audit data secara teratur. Periksa Google Sheets setiap beberapa minggu untuk menghapus data yang sudah tidak dibutuhkan.
-
Google Keep
Google Keep mungkin salah satu tools kolaborasi Google yang paling sering diremehkan karena sederhana, padahal manfaatnya untuk produktivitas cukup banyak. Gunakan beberapa tips berikut untuk mengoptimalkannya:
- Tambahkan notes dari Google Keep ke Google Docs dengan cara memencet simbol Keep di sebelah kanan, lalu gunakan fungsi drag and drop.
- Hubungkan Google Keep dengan Google Calendar, lalu gunakan untuk mencatat pengingat daftar aktivitas yang panjang-panjang.
- Modifikasi beberapa notes sekaligus dengan cara “menyeret” mereka menggunakan mouse.
-
Google Drive
Akhirnya, dari berbagai tools kolaborasi Google, Google Drive mungkin yang paling vital untuk mengelola dokumen dan bekerja sama dengan rekan lain. Agar pekerjaanmu semakin mudah dan praktis, gunakan beberapa tips untuk memaksimalkan penggunaan Drive berikut.
- Tambahkan aneka tipe folder Drive di daftar bookmark secara manual agar kamu bisa membuka dokumen baru yang dibutuhkan. Misalnya http://sheets.new atau http://doc.new.
- Beri kode warna pada folder yang paling sering digunakan, yaitu dengan menggunakan fungsi klik kanan di samping folder dan memilih Change color. Pemberian kode warna memudahkan Anda menenukan folder tertentu,
- Ubah semua dokumen yang Anda unggah menjadi versi Doc. Caranya dengan pergi ke Setting lalu pilih convert uploads. File Anda yang berikutnya pun akan otomatis muncul sebagai dokumen Doc/Word.
Menggunakan fitur tools kolaborasi Google secara cerdas akan membantu berbagai aktivitas bisnis, sekecil apapun. Jika sudah menguasainya, Anda akan mampu memaksimalkan kerja kolaborasi dan aktivitas bisnis harian.
Agar lebih mantap, jangan lupa konsultasi tentang penggunaan Google Workspace terbaik di Nusanet (PT Media Antar Nusa). Jadikan penggunaan Google Workspace Anda lebih maksimal dan benar-benar membantu kegiatan!
