Dalam dunia bisnis modern, perusahaan dari berbagai skala membutuhkan solusi teknologi yang dapat menyederhanakan pekerjaan, meningkatkan produktivitas, dan memungkinkan tim untuk bekerja secara efektif, baik di kantor maupun jarak jauh. Salah satu solusi terbaik yang tersedia adalah Google Workspace, sebuah platform berbasis cloud yang menawarkan berbagai alat untuk mendukung operasional bisnis.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting dalam setup Google Workspace agar bisnis Anda lebih terorganisir dan produktif.
Apa Itu Google Workspace dan Manfaatnya untuk Bisnis
Google Workspace, sebelumnya dikenal sebagai G Suite, merupakan rangkaian alat produktivitas berbasis cloud yang dirancang untuk mendukung kolaborasi dan komunikasi di tempat kerja. Google Workspace ini mencakup berbagai aplikasi seperti Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet, dan masih banyak lagi.
Manfaat Google Workspace untuk bisnis ini sangatlah beragam, apalagi jika Anda menggunakan aplikasi berbayar. Manfaat tersebut antara lain:
- Membuat kolaborasi tim menjadi lebih lancar dan efisien karena adanya integrasi yang erat antara berbagai aplikasi. Misalnya, Anda dapat membuat dokumen bersama secara real-time di Google Docs atau mengatur jadwal rapat menggunakan Google Calendar yang terhubung langsung dengan Gmail.
- Lebih aman karena semua data yang disimpan dienkripsi dan Anda dapat mengontrol akses pengguna sesuai kebutuhan bisnis.
- Lebih fleksible karena Anda dapat menyesuaikan layanan sesuai skala bisnis, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan besar.
Persiapan yang Harus Dilakukan Sebelum Membuat Akun Google Workspace
Sebelum Anda memulai setup Google Workspace untuk bisnis, ada beberapa persiapan penting yang harus dilakukan, antara lain:
-
Identifikasi Kebutuhan Bisnis
Anda perlu menentukan jumlah pengguna yang akan menggunakan layanan ini dan aplikasi apa saja yang dibutuhkan. Misalnya, apakah Anda memerlukan penyimpanan cloud besar atau fitur video konferensi untuk tim?
-
Domain Bisnis
Anda tidak harus memiliki website untuk menjalankan Google Workspace. Namun, Anda membutuhkan domain yang valid untuk membuat akun email bisnis. Jika belum memiliki domain, Anda dapat membuat custom domain saat proses pendaftaran Google Workspace atau membelinya secara daring melalui penyedia domain tepercaya, seperti nusa.id.
-
Anggaran
Pilih paket Google Workspace yang sesuai dengan anggaran bisnis Anda. Google menyediakan beberapa pilihan paket, seperti Business Starter, Business Standard, dan Business Plus, yang masing-masing menawarkan fitur berbeda.
-
Akses ke Informasi Teknis
Pastikan Anda memiliki akses ke pengaturan domain, seperti DNS. Hal ini penting untuk proses verifikasi domain dan pengaturan email.
-
Tim IT atau Konsultan
Jika Anda tidak terbiasa dengan pengaturan teknis, pertimbangkan untuk melibatkan tim IT atau konsultan teknologi untuk membantu proses setup.
Cara Setup Google Workspace untuk Bisnis
Jika semua persiapan sudah dilakukan, berikut langkah-langkah yang bisa Anda terapkan untuk mengatur Google Workspace bisnis:
-
Mendaftar di Google Workspace
Pertama, Anda bisa melakukan pendaftaran dengan mengunjungi situs Google Workspace. Kemudian, klik tombol Start Free Trial untuk memulai uji coba gratis atau pilih paket yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Lakukan pengisian formulir pendaftaran sesuai informasi bisnis Anda, termasuk nama domain.
-
Verifikasi Domain
Setelah mendaftar, Anda harus melakukan verifikasi nama domain terlebih dahulu agar dapat mengakses semua aplikasi di Google Workspace. Dalam proses verifikasi ini, Google akan memberikan kode TXT, CNAME, atau metode verifikasi lainnya di panduan pengaturan. Anda dapat menyalin kode yang muncul di kolom value/answer/destination.
Selanjutnya, masuk ke akun hosting Anda dan buka bagian DNS. Klik ‘Add custom records’, kemudian tempelkan kode yang baru saja Anda salin. Proses ini mungkin membutuhkan waktu beberapa menit hingga beberapa jam.
-
Buat Akun Pengguna
Setelah domain terverifikasi, Anda bisa membuat akun pengguna dengan cara klik ikon ‘Pengguna’ pada panel admin. Untuk membuat akun pengguna ini, Anda bisa memasukkan nama pengguna dan email bisnis yang sesuai (misalnya, nama@bisnisanda.com). Dalam tahap ini, Anda juga dapat menetapkan peran admin untuk pengguna tertentu yang akan membantu mengelola akun.
-
Konfigurasi Pengaturan Email
Untuk menggunakan Gmail dengan domain Anda, arahkan catatan MX domain ke server email Google. Anda dapat melihat petunjuk penyelesaian langkah ini di dashboard Google Workspace.
3 Hal yang Bisa Anda Lakukan di Google Admin Page
Setelah setup Google Workspace selesai dilakukan, Anda dapat mengelola akun melalui halaman admin atau admin page. Berikut adalah tiga hal yang bisa Anda lakukan di Google Admin Page ini:
-
Manajemen Pengguna
Anda dapat menambahkan, menghapus, mengedit akun pengguna, atau membagi pengguna dalam beberapa grup, sesuai divisi masing-masing. Selain itu, Anda juga dapat memberikan peran admin, membatasi akses tertentu sesuai kebutuhan bisnis, hingga melihat aktivitas login pengguna.
-
Pengelolaan Keamanan
Melalui admin page, Anda dapat mengatur kebijakan keamanan, seperti autentikasi dua faktor (2FA), pembatasan perangkat, hingga memantau aktivitas mencurigakan melalui laporan keamanan yang tersedia.
-
Konfigurasi Layanan
Di admin page, Anda juga dapat menyesuaikan pengaturan layanan seperti Gmail, Google Drive, atau Google Meet. Selain itu, Anda juga bisa melakukan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga, seperti Slack dan Asana untuk mendukung produktivitas atau DocuSign untuk tanda tangan elektronik.
Jika mengalami kesulitan dalam setup Google Workspace, Anda dapat mempercayakan semuanya pada nusa.id, Google Workspace Premier Partner Indonesia.
Dengan berlangganan Google Workspace melalui nusa.id cloud, Anda tidak hanya mendapatkan harga terbaik, tetapi juga bisa mendapatkan domain gratis untuk setiap pelanggan baru Google Workspace. Proses pembayarannya pun mudah, tanpa kartu kredit dan bisa bayar dengan rupiah. Yuk, percayakan setup Google Workspace Anda pada nusa.id sekarang juga!
