Bekerja dengan memanfaatkan teknologi memang sangat menguntungkan, karena bisa lebih hemat waktu dan biaya. Salah satu teknologi platform yang paling besar untuk mewujudkan kolaborasi secara online maupun pengiriman informasi real time adalah Gmail. Anda akan dapat mengaksesnya melalui komputer maupun smartphone.
Ada banyak sekali fitur dari Gmail yang perlu diketahui. Mengetahui beberapa fitur tersebut dapat membantu pekerjaan Anda terselesaikan dengan efisien. Apabila Anda berniat untuk mencari tahu fitur-fitur yang dimaksud, kamu bisa membaca ini sampai selesai.
1. Menggunakan Berbagai Macam Cara Berkomunikasi
Sekarang pengguna Gmail dapat memanfaatkan fitur berkomunikasi tidak hanya melalui email saja. Bahkan Anda akan dapat melangsungkan komunikasi secara realtime layaknya berbicara langsung dengan menggunakan Chat. Bahkan bisa membuat komunikasi langsung dengan banyak orang sekaligus melalui Rooms.
Komunikasi yang dijalin tidak hanya sekedar mengetik saja. Bisa juga membuat pertemuan melalui audio dan video. Seluruh fitur tersebut sudah pasti akan bisa berguna dalam melaksanakan kolaborasi dengan banyak orang dalam dunia pekerjaan.
2. Berkomunikasi secara Individual, dengan Grup, dan Rooms
Menggunakan pengiriman chat secara langsung dapat ditujukan untuk satu orang saja. Jenis komunikasi tersebut sangat cocok bagi pembicaraan yang bersifat pribadi saja. Gmail ini dapat dipakai untuk tujuan informal juga secara grup, sehingga pembicaraan akan bisa diketahui oleh banyak orang dalam sekali waktu.
Sedangkan untuk tujuan yang formal, seperti kolaborasi antar tim dapat dilakukan melalui sebuah room. Fitur rooms pada Gmail sangat membantu dalam menciptakan tempat kerja virtual bersama ketika ada sebuah proyek. Dalam rooms, seluruh anggota tim akan mampu memberikan feedback dengan lebih realtime dan bisa dipakai untuk melakukan pembicaraan yang direkam dalam conversation history.
3. Penjadwalan, Memulai dan Bergabung dengan Meeting
Gmail experience yang terintegrasi bisa digunakan untuk membuat penjadwalan terhadap tanggal penting. Penggunanya akan bisa membuat jadwal, memulai, dan bergabung dalam meeting online melalui video atau audio. Jadi tidak perlu keluar dari layar Gmail Anda yang terpampang di browser yang sedang digunakan.
Seorang pemimpin perusahaan maupun manajer dapat membuat sebuah meeting online dengan menggunakan Gmail. Kemudian ia dapat mengundang seluruh partisipan yang perlu hadir dalam acara meeting. Seluruh partisipan yang mendapatkan undangan bisa menghadiri meeting melalui Gmail secara langsung.
4. Melakukan Forward Komunikasi ke Email
Pengguna fitur Chat akan bisa melakukan forward pesan dari Chat ke inbox Gmail. Ini memungkinkan pengguna untuk tetap melakukan komunikasi, meskipun bagian chat history sudah mati. Cara melakukan forward ini mudah yakni dengan menunjuk bagian pesan yang ingin di forward dan klik Forward ke inbox.
Sisanya Anda hanya perlu untuk menuju ke bagian inbox dari Gmail untuk bisa melihat pesan yang sudah di forward. Sangat praktis bukan cara melakukan forward pesan ini daripada harus mengetik ulang pesan yang dimaksud.
5. Membagikan Dokumen ke Rooms
Ketika Anda harus bekerja bersama dengan sebuah tim, maka kolaborasi dapat dilakukan melalui pengiriman file dokumen dalam bentuk spreadsheet dan presentasi. Rooms memungkinkan seluruh anggota tim yang berpartisipasi dapat mencari file yang mereka perlukan secara langsung. Ini jauh lebih efektif daripada menggunakan chatting.
6. Membuat Daftar Pembagian Tugas dalam Rooms
Gmail experience memungkinkan integrasi dalam pengelolaan tugas yang sangat membantu tim bekerja sesuai dengan target. Anggota tim dapat berbagi hasil pekerjaan mereka dan menunjukkan perkembangan dari setiap tugas yang diberikan. Satu tim akan bisa memahami seberapa dekat hasil pekerjaan mereka terhadap target yang telah ditetapkan.
Apabila tugas yang ada di dalam grup telah selesai, bisa saja file berisikan tugas itu dihapus atau dipilih untuk terus disimpan. Setiap anggota dalam room akan bisa membuat dan memperlihatkan juga daftar tugas privasi mereka.
