G Suite adalah sekumpulan productivity tools yang sudah membantu ribuan organisasi di seluruh dunia. Meskipun begitu, Anda perlu memahami cara kerja G Suite untuk bisa mendapatkan manfaatnya secara optimal.
Bagaimana Cara Kerja G Suite?
Google menawarkan layanan gratis untuk para penggunanya, membuatnya menjadi salah satu perusahaan teknologi terbesar di dunia. Meskipun begitu, organisasi yang berlangganan G Suite akan merasakan perbedaan besar dengan layanan gratis Google yang biasanya.
Pengguna yang berlangganan G Suite akan mendapatkan berbagai aplikasi yang dirancang untuk saling menunjang satu sama lain. Hanya dengan akses melalui email (yang bisa diatur sehingga menampilkan nama organisasi), pengguna bisa menggunakan semua tools tersebut dengan leluasa.
Sebagai contoh, Anda bisa langsung mengubah sebuah email menjadi sebuah acara di kalender. Dengan begitu, Anda tidak perlu repot-repot menandai kalender sendiri. Anda juga bisa memberikan komentar pada Docs, Sheets, atau Slides dan anggota tim langsung menerima notifikasi di email mereka.
Data bersama bisa diakses oleh orang-orang dalam organisasi tersebut menggunakan perangkat masing-masing. Pembaruan data juga terjadi secara real time. Hal tersebut dimungkinkan oleh cloud-based technology yang mendasari cara kerja alat penunjang kinerja ini.
Kelebihan lain yang ditawarkan G Suite kepada penggunanya adalah guaranteed uptime sebesar 99,99%. Anda juga mendapatkan perlindungan lebih melalui two-step authentication dan SSO. G Suite admin juga bisa melakukan pengaturan untuk seluruh anggota organisasi.
Tentunya tidak semua organisasi membutuhkan aplikasi-aplikasi maupun fitur yang ditawarkan oleh G Suite. Karena itu, Anda perlu menentukan paket yang sesuai dengan kebutuhan. Bisnis kecil bisa mulai dengan berlangganan paket Business Starter atau Business Standard yang harganya relatif terjangkau.
Tips Mengoptimalkan Penggunaan G Suite
Meskipun G Suite sudah sangat membantu dengan fitur-fiturnya, ada beberapa langkah ekstra yang bisa Anda lakukan untuk semakin menunjang produktivitas, seperti:
1. Menambahkan add-ons
Anda bisa menambahkan add-ons pada berbagai aplikasi G Suite. Add-ons merupakan third-party app yang menunjang fungsi. Sebagai contoh, Anda bisa menginstal Grammarly jika menginginkan proofreading teks berbahasa Inggris yang akurat di Docs.
2. Gunakan fitur dictation
Terkadang Anda harus membuat catatan dengan cepat, seperti ketika menulis notulensi saat rapat. Dictation pada aplikasi Docs membuat Anda bisa membuat notulensi rapat melalui input suara. Dengan begitu, tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
3. Aktifkan automated response pada Gmail
Ketika banyak email masuk secara bersamaan, Anda bisa menggunakan automated response untuk membalas email-email tersebut tepat waktu. Hal semacam ini menunjukkan profesionalitas. Automated response juga bisa digunakan ketika kantor libur atau Anda sedang cuti.
4. Manfaatkan Cloud Search
Cloud Search memungkinkan pengguna untuk mencari data di dalam organisasinya secara cepat. Anda tidak perlu membuka setiap folder di dalam Drive atau menanyakan email ke rekan kerja. Semua informasi yang dibutuhkan bisa dicari melalui aplikasi ini.
Memahami cara kerja G Suite akan membuat Anda memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia semaksimal mungkin. Tidak ada salahnya juga mencoba langkah-langkah tambahan untuk membuat fungsi G Suite lebih optimal.
