Perusahaan Google sudah mengumumkan adanya perubahan produk G Suite menjadi Google Workspace. Pengguna lama yang sudah terbiasa dengan berbagai fitur yang ada di G Suite pasti sudah mengetahui beberapa fiturnya. Namun, perubahan nama produk akan disertai adanya update berbagai macam fitur.
Apabila Anda masuk dalam kategori admin maupun pelanggan G Suite, maka harus memahami fitur apa saja yang ada di Google Workplace. Mengetahui berbagai macam fitur yang ada di dalamnya dapat membantu pemanfaatan dalam pekerjaan menjadi lebih efisien dan menghemat waktu. Seluruh rincian dari fitur tersebut akan dijelaskan secara singkat dalam bahasan kali ini.
Fitur Google Workspace yang Wajib Anda Ketahui
Pada dasarnya Google Workspace merupakan pengembangan dari G Suite yang mana merubahnya untuk memiliki integrasi yang lebih mendalam dan dilaksanakan realtime kepada seluruh tim yang tergabung dalam suatu proyek maupun rapat. Anda penasaran mengenai apa saja rincian fitur tersebut, maka bisa simak ini sampai selesai.
1. Gmail
Gmail merupakan produk Google yang sudah lama ada dan menangani tentang pengiriman email. Kegunaannya kini tidak hanya sebatas untuk mengirimkan email saja, karena dilengkapi bermacam-macam fitur.
Misalkan saja chatting, memberikan pesan suara, maupun memanggil dengan video. Proses pengerjaan proyek dan berbagi file bisa juga dilakukan menggunakan Gmail. Bahkan, admin akan bisa membuat email dengan basis nama @namaperusahaan. Dapat juga membuat grup khusus berdasarkan divisi, seperti sales@namaperusahaan.
2. Google Meet
Aplikasi lain yang ada dalam Google Workspace adalah Google Meet. Semua anggota yang tergabung dalam suatu bisnis maupun perusahaan akan bisa melaksanakan video meeting. Ini bisa sangat membantu tim Anda untuk tetap terhubung dalam suatu video konferensi yang aman.
Fitur yang satu ini ada pada paket Google Workspace, Google Workspace Essentials, dan G Suite untuk pendidikan. Setiap video akan mengalami enkripsi pada saat transit, sehingga membuat privasi terjaga secara aman dari berbagai penyalahgunaan video.
3. Google Chat
Apabila pekerjaan atau proyek yang akan diperbincangkan tidak perlu melalui sebuah rapat virtual, maka bisa dilakukan dengan membuat suatu grup chatting. Salah satu aplikasi yang terdapat dalam Google Workspace berkaitan chatting dalam grup adalah Google Chat. Ini juga dapat dimanfaatkan untuk menjalin komunikasi antar individu karyawan.
Setiap pembicaraan yang ada di dalamnya akan diamankan. Pada Google Chat juga memungkinkan pengguna untuk berbagi file maupun tugas. Fitur ini dijamin dapat membantu proses kolaborasi antar individu maupun tim berjalan lebih baik.
4. Kalender
Setiap orang yang bekerja pasti memiliki kesibukan pada jadwal yang berbeda. Penting untuk mencatat seluruh kegiatan tersebut dalam platform yang tidak mudah terhapus, seperti kalender yang ada dalam Google Workspace. Ini akan memudahkan Anda dalam melakukan integrasi secara online dengan karyawan maupun tim lainnya.
Anda tidak perlu susah payah mengingat kapan harus melakukan suatu kegiatan. Fitur penjadwalan ini juga bisa penggunanya bagikan kepada karyawan lain yang dikehendaki. Kalender ini sudah terintegrasi dengan fitur lainnya, seperti Gmail, Drive, Kontak, Penelusuran situs, dan juga Google Meet.
5. Drive
Melakukan kolaborasi secara online hanya bisa terwujud secara efisien ketika ada platform yang memungkinkan proses kerjasama tersebut. Setiap karyawan yang berkolaborasi perlu untuk bisa mengakses data secara realtime dan tanpa perlu meminta ijin terlebih dahulu yang bisa panjang prosesnya.
Drive ciptaan Google yang ada pada Google Workspace membuat penggunanya mampu menyimpan, mengakses, dan berbagi file dalam satu sumber. Ini akan memudahkan anggota yang tergabung dalam suatu tim saat perlu mengakses file maupun informasi kapan saja dan dari mana saja. Bahkan seluruh proses tersebut dapat diselesaikan melalui smartphone.
6. Currents
Aplikasi lain yang juga terdapat dalam produk Google yang satu ini adalah melibatkan karyawan, melakukan diskusi bersama, dan tetap membahas satu topik yang sama. Adakalanya rapat yang dilakukan secara konvensional bertemu dalam suatu ruangan itu cenderung menghabiskan banyak waktu.
Adakalanya pembahasan akan menjadi tidak fokus pada suatu topik. Padahal Anda juga menyadari bahwa waktu adalah uang dan tidak dapat dikembalikan. Dalam rangka meningkatkan produktivitas pada suatu komunitas seringkali harus bisa membahas topik terfokus. Membuat seluruh anggota rapat berpikir dalam suatu topik, sudah pasti akan semakin mempercepat penyelesaian suatu permasalahan.
7. Docs
Hampir lebih dari 50% masyarakat yang ada di seluruh dunia menggunakan Ms. Word. Demi memudahkan proses integrasi secara tim, maka Google juga memiliki produk bernama Docs. Siapa saja dapat menggunakan Docs untuk membuat dan mengedit teks dokumen melalui browser.
Sudah tidak lagi memerlukan software tambahan guna melakukan kegiatan tersebut. Bahkan Docs memungkinkan banyak orang sekaligus dalam melakukan pengubahan terhadap informasi di dalamnya.
